A Black Friday tem sido um período de atenção para todos os lojistas principalmente em relação à infraestrutura, seja pelo pico de fluxo de acessos ou, ainda, para entrega e montagem de produtos. E é claro que são preocupações tanto das lojas físicas, como do e-commerce.
Entretanto, o desconhecimento sobre as questões fiscais tem sido um dos principais gargalos das empresas brasileiras. E isso pode se agravar em momentos de grande fluxo de vendas, como a Black Friday.
Segundo pesquisa da Arquivei, cerca de 80% das empresas alegam não receber todos os documentos e notas fiscais emitidos contra seus CNPJs e 63% delas também enfrentam dificuldades para identificar notas indevidas (as chamadas "notas frias") emitidas contra elas. Tudo isso pode gerar problemas junto ao fisco e, inclusive, consequentes prejuízos.
Pensando nisso, a Arquivei, plataforma para gestão de dados e notas fiscais, elaborou algumas dicas para o setor fiscal da sua empresa se preparar para a Black Friday que, em 2016, o movimentou R$ 1,9 bilhão, o que equivale a 13 vezes a média de um dia comum de vendas.
1 – Fique em dia com o cumprimento de obrigações junto ao fisco
Durante a Black Friday é importante que o departamento fiscal tenha uma preocupação ainda maior com a emissão de documentos fiscais, já que a demanda por emissão de notas fiscais nesse dia é elevada, devido ao aumento nas vendas. A falta ou o atraso nas obrigações fiscais pode gerar retrabalho, recalculos e até multas, por isso é importante uma pessoa, ou uma equipe – dependendo do tamanho e do volume de vendas –, seja responsável pelo compliance fiscal, pois ela será responsável pelas exigências municipais, estaduais e federais.
2 – Preocupe-se em não perder documento fiscal
Perder algum documento durante a Black Friday, como uma NFe (Nota Fiscal eletrônica) por exemplo, significa perder um documento importante num montante gigantesco de documentos tão importantes quanto. Além disso, existem diversos problemas que podem acontecer. Receber diversos (até milhares) de e-mails com XML de NFes e relacioná-los, de forma manual, às compras que se referem é uma tarefa árdua que envolve diversos setores, como de compras, o fiscal e o contábil.
3 – Obrigações fiscais durante a BlackFriday
É necessário lembrar que neste evento as obrigações fiscais são as mesmas que durante todo o ano, mas o volume de documentos aumenta. Fique atento em como tecnologias e plataformas podem ajudá-lo com isso, inclusive na consulta, download e arquivamento de NFes, NFSes, CTes (Conhecimento de Transporte Eletrônico) durante períodos de alto volume de vendas como este.
4 – Mantenha o controle de seus documentos fiscais durante o ano todo
Quando você possui o controle total de seus documentos fiscais durante o ano todo, isso torna o trabalho do seu setor contábil e fiscal e também o trabalho do seu contador mais produtivo. Assim, ele deixa de correr atrás de papéis que se perdem durante o mês, notas que são esquecidas, fechamentos que atrasam e retrabalhos com cálculos de tributos e começa a melhor organizar todo o setor.
Isso também garante que você, enquanto gestor da loja, consiga focar seus esforços nas vendas e na aquisição de novos clientes.
5 – Prepare-se para o alto volume de notas fiscais
Para se preparar para a BlackFriday, geralmente o lojista realiza compras num montante maior que a maioria das outras épocas do ano, pois é preciso preparar o estoque. Se em apenas uma compra são gerados diversos documentos fiscais (como NFe, CTe e DANFe), tributos e impostos (como o IPI ou ICMS, por exemplo), a medida em que o fluxo de vendas aumenta, todas essas obrigações também crescem. A dica é deixar o setor organizado e preparado para picos previstos, como este, mas também para aqueles imprevistos.
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