Quando se trata de reuniões, muitas pessoas caem na mesma armadilha. São horas e horas conversando, tendo ideias e, no final, nada foi resolvido. Felizmente, as coisas não precisam ser assim. O site Inc listou quatro coisas importantes que você pode fazer ao fim de uma reunião para garantir encontros realmente produtivos.
1. Retome os pontos principais
Mesmo com uma linha definida, as conversas acabam dando voltas e voltas. Muitas vezes, no final da reunião, os participantes nem lembram o que foi falado. Antes de encerrar a discussão, reserve um momento para fornecer uma visão geral das conclusões que você tirou e as decisões que foram tomadas. Dessa forma, todo mundo vai voltar para as suas mesas com um belo resumo do que foi discutido.
2. Atribua funções
Por que algumas reuniões são tão improdutivas? Porque fala-se muito e pouco se age. Por isso, é muito importante atribuir itens ao final de cada reunião. Com distribuição de funções, não há dúvidas sobre quem é responsável de cada tarefa e o acompanhamento fica muito mais simples.
3. Faça perguntas
Antes que as pessoas saiam da sala de reunião, é importante garantir que todos compreenderam o que foi falado. Embora seu objetivo seja manter a reunião organizada, também é importante confirmar se todos estão na mesma página que você. Perguntar se há alguma dúvida é uma ótima maneira de fazer isso. Além disso, é uma forma de terminar sua reunião de uma maneira menos formal.
4. Envie um e-mail
Enviar um e-mail de acompanhamento assim que sair da reunião é uma ótima maneira de deixar todos por dentro do combinado. Como o e-mail é considerado um documento, essa atitude é essencial para que não ocorra nenhuma confusão. A ideia é escrever uma mensagem breve com todos os pontos importantes, reforçando as funções de cada um e, principalmente, agradecendo a todos pela presença.
Revista PEGN
