Nota fiscal de saída: saiba o que é e como emiti-la

Ou seja, as notas estão sempre presentes nos negócios e são de fundamental importância para todos eles. E, por isso, é preciso saber como se faz a emissão, quais são os dados necessários e obrigatórios e a diferença entre as notas de saída e entrada.

Acompanhe a seguir tudo o que você precisa saber sobre essas questões para proceder corretamente.

Diferença entre notas de entrada e saída

A distinção entre os documentos fiscais é simples. Enquanto a saída registra prestação de serviço ou venda — faturamento —, a de entrada oficializa uma compra ou tomada de serviço. Mas ambas podem configurar também operações sem movimentação de valores, como envio de produto para amostra ou recebimento de mercadoria em bonificação.

Em resumo, as saídas partem do empreendimento. E nas entradas ele é agente passivo da operação — tanto que geralmente não emite documento por isso, apenas o recebe do agente.

Emissão da nota fiscal de saída

Primeiramente, precisamos dizer que o documento fiscal sempre deve ser emitido previamente no caso de venda — pois mercadorias não podem circular sem nota. Já na prestação de serviços, a emissão pode ser feita posteriormente, sendo expedida uma ordem de serviço anterior ao fato gerador do faturamento.

Destinatário ou tomador

O receptor do documento precisa ter os dados completos de endereço e, conforme a situação do tomador, outros campos, como Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) ou CPF, Inscrição Estadual e/ou Inscrição Municipal, informados na nota fiscal de saída.

Objeto da transação

A descrição da mercadoria ou do serviço deve ser a mais completa possível. No caso de produtos, as quantidades, os valores unitários, totais e de impostos e a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) precisam ser informados.

Para os serviços, os dados de valor total e impostos são obrigatórios. Outros dados podem também ser necessários, mas como serviços são regulamentados por municípios, cada um tem processo próprio para emissão de documento pelo prestador e há diversas diferenças entre cidades.

Frete

Nas vendas, deve-se escolher entre frete por conta de destinatário ou de emissor, ou ainda operação sem frete. Independentemente da contratação de terceiros pelo responsável pela entrega, o CNPJ e os dados do motorista e do veículo devem ser preenchidos, além de embalagem de transporte e número de unidades.

Classificação fiscal da operação

Como a nota fiscal de saída para prestação de serviço é sempre de soberania do município responsável, nem todas elas pedem esse dado.

Mas nas vendas de mercadorias, a informação é sempre obrigatória. É preciso então selecionar de acordo com o regime tributário da empresa e com o que a legislação diz sobre a operação. Por exemplo, a mercadoria pode ser tributada com ou sem substituição tributária de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) .

Informações adicionais

Esse campo é destinado a algo que a empresa necessite escrever, como ordem de compra recebida, crédito de ICMS dado ou impossibilidade de geração dele por alguma situação prevista em lei.

Validação e transmissão

Após o preenchimento de todos esses dados, é preciso validar a nota. Para isso, osoftware de elaboração e emissão da nota fiscal de saída verifica se todos os dados e cálculos estão corretos.

Então, o documento é assinado, recebendo a identidade da empresa emissora. Depois disso, é feita a transmissão à Secretaria da Fazenda. Esse último processo é o envio do conteúdo elaborado ao órgão de fiscalização para liberação do seu uso e do arquivo XML.